4 Keahlian Administrasi di Dunia Kerja
Keahlian administrasi adalah salah satu keterampilan teknis yang dibutuhkan di dunia kerja. Perusahaan memerlukan orang-orang yang memiliki kemampuan administrasi untuk mendukung jalannya sebuah bisnis dan menjaga kantor selalu terorganisir. Sejumlah posisi di perusahaan seperti staf back office hingga resepsionis harus diisi dengan individu yang memiliki keahlian administrasi yang mumpuni. Tetapi, karyawan lain yang tidak bertanggung jawab di […]

Keahlian administrasi adalah salah satu keterampilan teknis yang dibutuhkan di dunia kerja. Perusahaan memerlukan orang-orang yang memiliki kemampuan administrasi untuk mendukung jalannya sebuah bisnis dan menjaga kantor selalu terorganisir.

Sejumlah posisi di perusahaan seperti staf back office hingga resepsionis harus diisi dengan individu yang memiliki keahlian administrasi yang mumpuni. Tetapi, karyawan lain yang tidak bertanggung jawab di bagian administrasi juga hendaknya memiliki pengetahuan tentang keterampilan ini untuk menjalankan tugas sehari-hari.

Berikut beberapa keahlian administrasi di dunia kerja yang perlu Anda tahu.

Pembukuan

Seseorang yang bertanggung jawab pada pembukuan bertugas mencatat dan mengklasifikasikan transaksi finansial. Maka, individu yang menempati posisi ini harus terbiasa dan merasa nyaman bekerja saat berhadapan dengan angka, memperhatikan secara detil, dan terorganisir. Tantangan yang dihadapi biasanya terjadi ketika pencatatan tidak sesuai dengan bukti pembayaran, atau keterlambatan pembayaran. Oleh karenanya, staf di bagian pembukuan juga harus memahami setiap proses transaksi, sehingga dapat melakukan langkah-langkah pemecahan masalah yang tepat.

Sementara itu, karyawan yang tidak bertugas mengurus pembukuan perusahaan juga perlu memiliki pengetahuan tentang keahlian yang satu ini. Kalau terbiasa mencatat transaksi dengan rapi, Anda akan mendapatkan kemudahan setidaknya dalam proses pengajuan reimbursement.

Penagihan

Salah satu pekerjaan staf administrasi yang berhubungan dengan klien atau pelanggan adalah penagihan. Dalam hal ini, staf perlu membuat invoice dan memo kredit, memperbarui catatan pembukuan, hingga mengirim pengingat pembayaran dan menjawab pertanyaan pelanggan.

Oleh karenanya, individu yang cocok untuk menempati posisi ini harus memiliki pemahaman kuat tentang akuntansi. Selain itu, pekerjaan ini juga harus diisi oleh orang yang terorganisir, berorientasi pada ketelitian, dan suka bekerja dengan angka. Anggota tim administrasi yang bertugas khusus sebagai staf penagihan juga perlu memiliki kecakapan dalam berkomunikasi secara lisan maupun tulisan. Hal ini berguna saat berkorespondensi dengan klien atau pelanggan.

Pengarsipan

Staf administrasi sudah pasti memerlukan keterampilan dalam melakukan pengarsipan baik secara dokumen fisik maupun elektronik. Dengan pengarsipan yang baik, maka tim administrasi dapat mendukung pekerjaan staf agar dapat menemukan data dengan cepat sehingga alur kerja lebih efisien. Percayalah, dengan kemampuan pengarsipan yang mumpuni, Anda akan menjadi aset penting untuk semua anggota tim, bahkan dalam satu perusahaan.

Di masa lalu, pengarsipan identik dengan penyimpanan dokumen fisik. Staf administrasi harus bekerja dengan setumpuk kertas di meja yang tiada habisnya. Sekarang, seseorang yang bertanggung jawab pada pengarsipan perlu juga memahami tentang cara menyimpan file di cloud. Dengan dukungan teknologi ini, Anda dapat menyimpan data sebanyak apa pun dan menggunakannya saat dibutuhkan.

Manajemen Informasi

Keahlian administrasi level berikutnya adalah manajemen informasi. Setelah tim administrasi telah mampu menangkap dan mengarsipkan dokumen, kemudian organisasi berharap mereka mampu melestarikan, mengelola, dan menyampaikan informasi yang cocok pada orang yang tepat dan pada waktu yang pas. Di era Big Data seperti ini, kemampuan individu-individu dalam pengelolaan data sangat dibutuhkan di dalam organisasi.

Sekali lagi, keterampilan manajemen informasi perlu didukung dengan pemahaman mengenai teknologi terkini. Maka, staf administrasi harus terus mengasah kemampuannya tentang penyimpanan cloud dan mengetahui cara untuk berbagi informasi dengan pihak tertentu saat dibutuhkan.

Pada dasarnya, keahlian administrasi tidak hanya dibutuhkan oleh staf yang bertugas untuk pengarsipan pembukuan, dan penagihan saja. Namun, karyawan lain juga perlu memiliki pengetahuan tentang keterampilan ini agar dapat menyimpan dan mengelola data dengan baik. Dengan demikian, pekerjaan harian akan lebih efisien dan pekerja menjadi lebih produktif.

Kirim Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *