Keterampilan Time Management di Dunia Kerja
Keterampilan time management dibutuhkan di dunia kerja karena perusahaan menginginkan individu yang bekerja dengan efisien untuk mencapai tujuan. Jika dapat memanfaatkan waktu secara optimal, seseorang bisa berkontribusi pada penghematan pengeluaran organisasi dan akhirnya mendorong peningkatan pendapatan perusahaan. Oleh karenanya, perusahaan melihat keterampilan time management sebagai salah satu skill yang penting untuk dimiliki pekerja. Staf yang mampu mengatur waktu dengan […]

Keterampilan time management dibutuhkan di dunia kerja karena perusahaan menginginkan individu yang bekerja dengan efisien untuk mencapai tujuan. Jika dapat memanfaatkan waktu secara optimal, seseorang bisa berkontribusi pada penghematan pengeluaran organisasi dan akhirnya mendorong peningkatan pendapatan perusahaan.

Oleh karenanya, perusahaan melihat keterampilan time management sebagai salah satu skill yang penting untuk dimiliki pekerja. Staf yang mampu mengatur waktu dengan baik akan selalu memenuhi deadline dan lebih produktif.

Berikut kemampuan pengatuan waktu yang perlu Anda miliki.

Menentukan Tujuan

Langkah pertama dalam menerapkan keterampilan time management di tempat kerja adalah penentuan tujuan. Dengan memiliki visi yang jelas, Anda akan dapat menetapkan pekerjaan utama dan pengaturan waktu untuk mencapainya.

Anda bisa mulai dengan menentukan tujuan-tujuan yang harus diwujudkan setiap hari, setiap pekan, hingga pencapaian tiga bulanan. Pada akhirnya, Anda dapat merancang langkah-langkah mendapatkan promosi, melangkah ke level yang lebih tinggi, hingga memenuhi ambisi dan tujuan karier.

Menentukan Prioritas

Ketika berhadapan dengan setumpuk pekerjaan, Anda pasti ingin segera menyelesaikan semuanya. Terkadang, Anda kehilangan fokus di tengah pekerjaan dan memikirkan tugas lainnya. Tanpa disadari, Anda sudah membuka dokumen yang berbeda, sementara pekerjaan sebelumnya belum selesai. Di akhir hari, Anda mendapati semua pekerjaan baru berjalan setengah dan tidak ada yang selesai.

Inilah saatnya Anda perlu menentukan prioritas pekerjaan. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat prioritas kerja antara lain tenggat waktu yang diberikan, lama waktu pengerjaan, kepentingan untuk organisasi, risiko, dan tingkat kesulitan. Dengan demikian, Anda jadi tahu pekerjaan apa yang harus diutamakan.

Penjadwalan

Setiap orang punya waktu produktifnya sendiri. Morning person selalu bersemangat kerja di pagi hari. Sementara night owl, mampu menyelesaikan banyak tugas ketika hari sudah gelap. Dengan mengenali cara bekerja, Anda dapat membuat jadwal untuk menyelesaikan setiap tugas.

Anda dapat menjadwalkan tugas sulit yang memerlukan fokus dan menguras energi dan pikiran di waktu paling produktif. Misalnya, ketika harus membuat strategi atau menyusun laporan dan membuat analisis. Sementara pekerjaan mudah seperti hanya memindahkan data, bisa dilakukan di saat otak sudah lelah. Pengaturan jadwal ini bisa membantu Anda terhindar dari kebiasaan menunda pekerjaan.

Delegasi

Jika sudah duduk di kursi pimpinan, Anda tentu punya kuasa untuk mendelegasikan tugas kepada bawahan. Memang itulah salah satu tanggung jawab seorang manajer untuk mengatur harmoni pekerjaan di dalam sebuah tim. Jadi, jangan terlalu perfeksionis dan mulailah percaya pada staf yang juga bisa mengerjakan tugas dengan baik.

Sementara itu, seorang staf juga bisa mempraktikkan keterampilan time management ini. Jika Anda merasa sudah overload, cobalah minta bantuan kepada rekan kerja. Anda juga bisa mengomunikasikan beban kerja tersebut kepada atasan agar membaginya kepada anggota tim lain. Sesungguhnya, Anda lebih baik berhasil dalam melakukan beberapa pekerjaan ketimbang gagal di banyak tugas.

Membuat Batasan dan Mengatakan “Tidak”

Tunggu, jadi mengatakan “tidak” juga termasuk dalam keterampilan time management? Ya, tentu saja, dengan menolak pekerjaan tambahan yang bukan merupakan termasuk prioritas, maka Anda telah membuat batasan dan melindungi diri sendiri. Dalam keseharian di tempat kerja, Anda akan sering mendapati situasi dimana atasan melimpahkan banyak pekerjaan atau dimintai bantuan dari tim lain. Jika terus berbaik hati dan menerimanya, Anda akan terjebak dalam tumpukan pekerjaan yang tidak ada habisnya.

Jadi, jangan takut untuk mengatakan “tidak” hanya karena Anda akan dicap buruk. Anda bisa mulai mencoba mempraktikkannya dengan hal kecil, misalnya menolak mengatur acara rekreasi kantor, jika sudah terlalu banyak pekerjaan. Anda juga dapat mempersiapkan sebuah template email untuk menolak tugas tambahan jika jadwal sudah terlalu padat. Pada email atau kalimat penolakan, jangan lupa sertakan ucapan “mohon maaf”, “terima kasih”, “menghargai tawaran”, hingga “terpaksa harus melewatkan kesempatan berharga”.

Keterampilan time management yang disebut di atas sebenarnya sudah diketahui secara umum. Anda juga sudah paham bahwa dengan menerapkan hal tersebut, hari-hari di kantor akan lebih efektif. Tetapi, mengetahui teori saja tidak cukup, Anda harus benar-benar menerapkannya di dalam kehidupan.

Beberapa strategi pengaplikasian keterampilan time management antara lain dengan menggunakan matriks Eisenhower dalam menentukan prioritas kerja, hingga mengoptimalkan fitur kalender. Dengan demikian Anda akan menjadi pekerja andal yang produktif.

Kirim Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *